 成长值: 2725
|
邮件文化有时就是办公室政治，留个纪录将来免责
意大利法拉利公司董事长蒙特泽莫罗（Luca Cordero di Montezemolo）最近表示，员工应少发电子邮件给同事，如果问题要沟通，最好直接当面说。他认为这种方式虽然老派，“但非常有效” 。现年65岁的蒙特泽莫罗其实并不排斥新科技，他非常喜欢智能手机和平板电脑。法拉利公司也很擅长利用网络，其在线商店今年第一季度的业绩增长了 25%，并在Facebook上拥有1200万粉丝，在YouTube上的点击率也高达3000万次。
但蒙特泽莫罗深信，法拉利的成功是建立在人与人的互动上，而不是整天对着电脑，却不和旁边的同事交谈。
蒙特泽莫罗在公告中说：“同时给许多同事发电子邮件，让他们浪费时间阅读和自己无关的内容，会降低工作效率。”他还明确规定：员工只能把信件同时寄给3名同事，如果有问题需要沟通，可以直接找当事人，必要时甚至可以召开会议讨论。
蒙特泽莫罗是对的。
两年前，中国美国商会高级公关经理、北大国际MBA乌兰图雅曾写过一篇《参透email玄机和陷阱：公司政治与组织生态》，一时在公司圈特别是跨国公司圈里引起反响。
当时，博客作者“菜拉拉行走记”看了此文后，有此感想与总结：
作为一个天天时时刻刻与email打交道的白领，我承认吃过email的亏，而且，不止一次。电子邮件就是一个双刃剑，使用不当，便挫伤了自己。
《参透》文章论述了电子邮件的四大弊端：
一、“大踢皮球 互相推诿”：电子邮件成为推脱工作和责任的工具。
二、“立此存照 秋后算账”：无论多么小的事，无论是当面说还是电话说，总之必定要邮件确认给你，这样做无非两种目的：攻击，防御。
三、“以下犯上 挟天子令诸侯”：这取决于电子邮件的一个独特之处：受者被动性，这与电话沟通是非常不同的。
四、“转发、密送的玄机和陷阱”：要记住，转发具有风险，有可能大规模推进公司斗争。
如果未经深思熟虑写就的电子邮件，特别是与外部的沟通，可能会造成很大的麻烦。任何一个意想不到的小纰漏，甚至当时的情形看起来根本不是问题的问题，在未来某个时刻就可能爆发，成为棘手的“大麻烦”，而你“浑身都是蚁”，因为“白纸黑字”都写着呢，你最恨是辩解无门。但是，电子邮件书写要想滴水不漏，那简直就是非常高端谨慎的外交思维，要将事后可能的种种情形考虑周全；那么，不如打打“太极”吧，可往往解决不了实际问题。
电子邮件的书写风格往往和当事人的情商有很大关系，有的人一看到邮件内容就表现十分火爆，不假思索即刻予以回复，这很危险。电子邮件有个致命的缺陷，就是在语气上面很难尽如人意，往往会令读邮件的人产生误会，可发邮件的人很可能本意并非如此，形成芥蒂。
转发、抄送的邮件必须要小心，原始邮件是否应给对方所看到，比如上司间比较informal的交流和决定，在传达给员工的时候，最好重新新开邮件，或者，将邮件内容删除，只留上司的邮件送达系统记录。
最后一点，电子邮件尽量避免私人话题，以免落下把柄。
这么一看，邮件封封是魔鬼，处处是陷阱啊！需要各种穿鞋戴帽，不利于一家公司形成简单、快速、高效的企业文化。
“菜拉拉行走记”最后给的忠告，与法拉利董事长如出一辙：
要说的很多，总而言之，我的经验是——能不用电子邮件沟通，就不用电子邮件沟通。无论是电话、短信，哪怕是MSN，都比email好。使用电子邮件沟通的情况只有两个：一、follow-up；二、confirm。
法拉利董事长对邮件文化说No！你也感同身受吧？！
法拉利董事长蒙特泽莫罗最近表示，员工应少发电子邮件给同事，如果问题要沟通，最好直接当面说。他认为这种方式虽然老派，“但非常有效” 。他表示，法拉利的成功是建立在人与人的互动上，而不是整天对着电脑，却不和旁边的同事交谈。你是否感同身受？
robinhul （虎嗅这有桑德伯格新书一本，希望你收下）：邮件这个问题我是感触良多。记得进大公司前，在小公司经历了自己职业生涯的野蛮生长阶段，只顾量的增长，不知道也没有想到还有这么多细节也就是关系到所谓的办公室政治的事情。邮件是我的第一堂真正的办公室课。我的领导对我在邮件上表现出来的漫不经心和不重视非常不满，很多时候我每写一封邮件他都要过目，告诉我应该怎么写，收件人的顺序，最重要的是抄送人的顺序，不能乱，写者无心，看者有意。另外，大家都知道，大公司会多，邮件更多，到后面我一天200封邮件是正常的，有次休假，回来后，邮箱收了快一个多小时的邮件，近2000封，我一天就在看邮件了。很多人不解，为什么大公司邮件这么多，很多邮件可能和你的关系不大，为什么都要发过来。这主要是防御性措施，以免以后出问题，不是说没有通知到你，而是你没看邮件而已。出了事情就不关我的事情了。
当然，还有很多其他的重要的邮件格式和理论了，从大公司出来后，我也将这些理论不断的传给我周围的人，要求他们也这样做，虽然我不会想或者谈什么办公室政治，但这些确实是让人挑不出什么毛病来，只是可能浪费点大家的时间，浪费点电力和服务器资源。
SiusangLam：说说我关于邮件的一些感受：
1、发了邮件对方不一定会看。某些大公司，特别是国有企业，内部各种通知、通告、通报，各种会议文件多不胜数，内部OA邮件几天没清理就会爆（对方也可以用没收到邮件来应付），所以如果遇到紧急、重要的事情，最好还是当面沟通。
2、某些重要的当面沟通、会谈，会议纪要发邮件给关键参与者是非常必要的。开会议就是为了共同把事情做好，如果不将会议达成的共识和工作计划梳理出来，会议的效果很可能会大打折扣。一份好的会议纪要不是记流水账，写清楚存在问题、关键点、解决方案、工作计划等等就可以了，不会很浪费时间。
3、可以利用邮箱的筛选功能，将重要的邮件挑选出来优先处理。工作邮箱不妨把各类广告邮件列入黑名单，把重要联系人列为单独一组筛选出来优先处理。
ps：很认同这句“使用电子邮件沟通的情况只有两个：一、follow-up；二、confirm。”
|
评分
-
查看全部评分
|
发表于 1970-1-1 08:00:00
显示全部楼层
IP卡
狗仔卡
发表于 1970-1-1 08:00:00
提升卡
置顶卡
喧嚣卡
变色卡
千斤顶
显身卡
成长值: 64005
成长值: 46405